如何以「郵局存證信函」保障

權益？                           

                              陳錦雯律師

在訴訟實務上常常發生有些人明明在法律上站得住腳，卻因苦無證據而慘遭敗訴的命運，也常常可以看到有些人一收到郵局存證信函，就如臨大敵，不知所措，以為自己即將官司纏身，爭訟不斷。其實若能對郵局存證信函有正確的認識，並好好利用，它反而是保障自身權益的一大利器。

「郵局存證信函」是一種透過郵局來證明發信日期和發信內容的書信函件。若要發出一封郵局存證信函，首先須向郵局購買特定的存證信函用紙，而且要一式三份，也就是按當事人的人數再加上一份，例如：寄件人有一人，收件人有二人，那麼該信函總共要製作四份，其中多的那一份就是要在郵局留存，這也是郵局存證信函最重要的功能。

撰寫完成的郵局存證信函必須至郵局指定窗口寄發，郵局承辦人員會先就存證信函做形式上的審查，例如查看寄件人處和騎縫處是否有蓋章，是否有載明塗改字數等，檢查無誤後，郵局會在該信函上載明字號，並於末尾蓋上通信日期戳章，之後將其中一封信函由郵局留存，另一封交還寄件人，剩下的則將它們分別放入信封內，以雙掛號寄給各收件人，如此即完成郵局存證信函的寄送了。

須注意者，在郵局留存的信函，一旦經過三年就會銷毀，所以如果該信函有保存三年以上之必要，寄件人可於三年內向郵局申請證明。另外郵局存證信函寄出後，也要留意「回執證明」有沒有收到，因為回執證明可看出收件人是否收受及收件的日期，所以應與存證信函一起妥善保存。否則若存證信函已寄出三年以上，而回執證明又逸失，日後一旦遭收件人否認，無法證明之前曾寄出郵局存證信函，那麼如此大費周章寄出存證信函也就毫無意義了。

因為郵局存證信函是經過郵局證明發信日期和內容的一種信函，所以也就成為一個採證上的方法，在訴訟上可做為重要的證據。例如依民法第四百四十條第一項規定：「承租人租金支付有遲延者，出租人得定相當期間，催告承租人支付租金，如承租人於其期限內不為支付，出租人得終止租約。」假使今天陳甲將房屋出租給林乙，結果林乙連著三個月未付租金，陳甲依法律規定「口頭」催告林乙二十日內給付租金，詎料二十天後林乙仍拒付租金，陳甲不得已只好向法院提起訴訟，請求林乙「給付租金」和主張終止租約請求「返還房屋」，結果開庭審理時，林乙向法院辯稱從未接到陳甲的通知，而陳甲因為是以口頭通知，事後也沒有任何人證或物證可以證明曾「催告」林乙給付租金，法院只好以陳甲未先行催告，終止租約不合法為由，判決陳甲返還房屋敗訴。而如果當時陳甲是以存證信函催告林乙給付租金，那麼情況就完全不一樣了，因為存證信函在郵局留存，加上回執可證明林乙已接到通知，就不容其事後任意狡辯，如此陳甲必可以獲得勝訴判決。所以實務上許多「意思通知」如果能以「郵局存證信函」為之，那麼就已經掌握了有利的證據，日後在訴訟上，必能成為致勝的法寶。加上一般人收到存證信函，多惶惶不安，以為將官司纏身，所以大多會趕快出面聯絡，尋求解決之道，這也是使用郵局存證信函的附加效果。